Hướng dẫn setup quán cafe cho người mới bắt đầu

Mở quán cafe không đơn thuần là chuyện thiết kế đẹp hay phục vụ món ngon, mà là cả một quy trình cần sự chuẩn bị bài bản và chiến lược rõ ràng. Đặc biệt với những ai lần đầu bước vào lĩnh vực F&B, việc setup quán cafe dễ gặp nhiều rủi ro nếu thiếu nền tảng vận hành và định hướng tổng thể. Bài viết này sẽ giúp bạn hình dung rõ từng bước quan trọng để khởi đầu thuận lợi, từ chọn mô hình, thiết kế không gian cho đến quản lý vận hành hiệu quả.

=> Xem thêm: Chia sẻ kinh nghiệm setup quán ăn, nhà hàng cho người mới bắt đầu

Không gian cà phê được thiết kế phù hợp với khách hàng tiềm năng

Xác định mô hình quán cafe phù hợp với thị trường mục tiêu

Việc xác định mô hình quán là yếu tố tiên quyết giúp xác định phong cách thiết kế và cách vận hành, đầu tư thiết bị và định hình tệp khách hàng. Đồng thời, hiểu rõ tệp khách hàng mục tiêu (độ tuổi, sở thích, hành vi,...) và vị trí mặt bằng sẽ giúp chủ đầu tư chọn mô hình phù hợp và xây dựng chiến lược bền vững ngay từ đầu.

Một số mô hình phổ biến hiện nay:

• Cafe mang đi: phù hợp khu vực đông dân, đầu tư gọn nhẹ, xoay vòng vốn nhanh.

• Cafe sân vườn: chú trọng không gian thoáng, thích hợp cho nhóm khách gia đình, bạn bè.

• Cafe phong cách specialty: tập trung chất lượng cà phê, trải nghiệm tinh tế, cần đầu tư chiều sâu từ thiết bị đến đào tạo nhân sự.

• Cafe kết hợp không gian làm việc: phục vụ khách văn phòng, freelancer, cần bố trí ổ điện, wifi, ánh sáng hợp lý.

Mô hình quán được xác định chính xác là nền tảng tiên quyết cho việc định hình phong cách thiết kế

Lên kế hoạch chi tiết từ tài chính đến timeline triển khai

Một bản kế hoạch cụ thể sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí và thời gian thực hiện, tránh phát sinh không cần thiết. VAC luôn khuyến khích chủ đầu tư xây dựng kế hoạch song song với đội ngũ tư vấn chuyên môn để điều phối hiệu quả giữa ý tưởng và thực thi.

Các bước quan trọng cần chú ý như sau: 

• Dự toán chi phí đầu tư: mặt bằng, chi phí thiết kế – thi công, thiết bị, nguyên vật liệu, nhân sự, marketing.

• Lên timeline triển khai: phân chia rõ các giai đoạn: khảo sát – thiết kế – thi công – setup – đào tạo – khai trương.

• Dự phòng rủi ro: chậm tiến độ, điều chỉnh thiết kế, biến động chi phí nguyên vật liệu.

Thiết kế không gian quán cafe

Không gian cần tối ưu trong quy trình vận hành, đảm bảo có yếu tố đặc trưng của thương hiệu, phù hợp với thói quen của khách hàng. Đây là giai đoạn mà VAC đặc biệt chú trọng khi triển khai dự án, chúng tôi luôn nghiên cứu kỹ càng để mang đến giải pháp kinh doanh tối ưu nhất. Bởi một thiết kế có chiều sâu sẽ giảm áp lực vận hành và tăng trải nghiệm khách hàng.

Những yếu tố cần lưu ý khi thiết kế:

• Concept nhất quán với thương hiệu: hiện đại, tối giản, organic, vintage…

• Phân chia công năng hợp lý: khu phục vụ, quầy bar, kho, WC, hành lang di chuyển…

• Chất liệu & ánh sáng: sử dụng vật liệu thân thiện, tận dụng ánh sáng tự nhiên, hệ thống chiếu sáng tạo mood phù hợp.

Thiết kế quán cafe không chỉ để đẹp mắt mà còn phải đảm bảo công năng và trải nghiệm khách hàng

Setup trang thiết bị & dụng cụ cần thiết cho quán cafe

Việc lựa chọn và setup thiết bị ảnh hưởng lớn đến hiệu suất pha chế, độ ổn định sản phẩm và tốc độ phục vụ. Lựa chọn thiết bị phù hợp với mô hình và năng lực vận hành giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí đầu tư nhưng vẫn đảm bảo chất lượng.

Các nhóm thiết bị cơ bản bao gồm:

• Khu pha chế: máy pha cafe, máy xay, tủ mát, bình lắc, máy ép,...

• Quầy bar và bếp lạnh: tủ lạnh công nghiệp, khay trữ đá, thiết bị định lượng.

• Thiết bị thanh toán & quản lý: máy POS, phần mềm bán hàng, máy in hóa đơn,...

Xây dựng menu phù hợp, chi phí hợp lý

Menu cần được xây dựng cùng với thiết kế không gian để tạo nên một concept thống nhất. 

Nguyên tắc khi xây dựng menu:

• Tối ưu số lượng món, tránh quá nhiều dễ gây loãng và khó kiểm soát cost.

• Phân nhóm món rõ ràng: cà phê, trà, đá xay, nước ép, bánh.

• Kết hợp giữa yếu tố sáng tạo và khả năng vận hành: công thức dễ huấn luyện, ít thao tác phức tạp.

Xây dựng menu phù hợp với khách hàng tiềm năng

Setup quy trình vận hành 

Quy trình vận hành được thiết lập bài bản sẽ giúp giảm thiểu sai sót, tối ưu thời gian phục vụ, kiểm soát chi phí và nâng cao trải nghiệm khách hàng. Từ khâu order, pha chế, phục vụ đến kiểm soát nguyên vật liệu và quản lý nhân sự, mỗi mắt xích đều cần được thiết kế khoa học và dễ triển khai. Ngoài ra, việc ứng dụng phần mềm quản lý quán cafe sẽ hỗ trợ kiểm soát tồn kho, theo dõi doanh thu theo thời gian thực và đánh giá hiệu suất từng nhân sự một cách minh bạch.

Định hình thương hiệu & marketing

Một thương hiệu mạnh cần được thể hiện nhất quán từ thiết kế không gian, bảng hiệu, menu đến cách nhân viên giao tiếp. Tất cả đều là điểm chạm truyền tải giá trị và trải nghiệm thương hiệu. Khi branding được tích hợp đồng bộ với thiết kế ngay từ đầu, quán cafe không chỉ đẹp mà còn có chiều sâu và bản sắc rõ ràng.

Bên cạnh đó, chiến lược marketing bài bản từ giai đoạn khai trương và duy trì sau đó là đòn bẩy để tiếp cận đúng khách hàng, gia tăng độ nhận diện và tạo đà tăng trưởng doanh thu. Đầu tư vào nhận diện và truyền thông sớm chính là đang đầu tư vào khả năng sống sót và phát triển dài hạn của thương hiệu.

=> Xem thêm: Vì sao chủ nhà hàng, quán ăn cần tới dịch vụ tư vấn F&B?

Gia tăng độ nhân diện thương hiệu nhờ đầu tư vào branding

Giải pháp đồng hành cùng VAC - Setup quán cafe bài bản, tối ưu từ đầu

Với kinh nghiệm thiết kế – thi công và tư vấn vận hành F&B, VAC hiểu rõ từng mắt xích trong quy trình mở quán cafe, đặc biệt cho người mới bắt đầu. Từ khâu khảo sát mặt bằng, lên ý tưởng thiết kế, triển khai thi công đến tư vấn setup vận hành và đào tạo nhân sự, VAC đồng hành để biến ý tưởng của bạn thành mô hình kinh doanh thực tế, hiệu quả và bền vững.

Setup quán cafe không phải là một bài toán đơn giản, nhưng với sự chuẩn bị bài bản và một đội ngũ đồng hành có kinh nghiệm thực chiến, chủ đầu tư hoàn toàn có thể biến ý tưởng kinh doanh thành mô hình vận hành hiệu quả. VAC không chỉ thiết kế quán cafe đẹp mà còn tạo nên không gian có chiều sâu thương hiệu và tối ưu từng chi tiết vận hành.

Với 5 năm kinh nghiệm và gần 100 dự án thực tế, VAC cam kết mang đến giải pháp thiết kế – thi công F&B tối ưu cho chủ doanh nghiệp.

• Giải pháp thiết kế và thi công hướng đến hiệu quả kinh doanh

• Đảm bảo sự hài hòa giữa thẩm mỹ, công năng và chi phí hợp lý.

• Sở hữu xưởng sản xuất nội thất, giúp kiểm soát chất lượng và tối ưu ngân sách.

• Cam kết tiến độ thi công đúng kế hoạch, không làm gián đoạn hoạt động kinh doanh.

• Tạo ra không gian có bản sắc riêng, giúp thương hiệu nổi bật trên thị trường.

• Quy trình triển khai nhanh chóng, đảm bảo đưa dự án vào hoạt động sớm nhất.

THÔNG TIN LIÊN HỆ

• Địa chỉ: 84A Nguyễn Cửu Vân, Phường 17, Bình Thạnh, TP.HCM

• Điện thoại: 0338.37.6666

• Email: info.vuonganhco@gmail.com